Arkevia : conservez vos bulletins de paie en toute sécurité

Qu’est-ce qu’Arkevia et à quoi sert ce coffre‑fort numérique ?

Une plateforme dédiée aux documents RH

Arkevia est un coffre‑fort numérique conçu pour les salariés et les employeurs. Son objectif ? Vous permettre de conserver, classer et retrouver facilement tous vos documents importants liés à la vie professionnelle : bulletins de paie, contrats de travail, attestations employeur, avenants, etc. Fini les classeurs qui prennent la poussière ou les fichiers éparpillés sur votre ordinateur. La plateforme centralise tout en un seul endroit, accessible à tout moment. Cette transition du papier au numérique réduit aussi les risques de perte en cas de déménagement, de sinistre ou de simple oubli. Pour les intérimaires ou les salariés multi-employeurs, c’est un atout considérable : plus besoin de jongler entre plusieurs dossiers physiques.

Un service pensé pour les salariés et les employeurs

D’un côté, le service simplifie la vie des RH : plus besoin d’imprimer et d’envoyer des documents par courrier. De l’autre, le salarié gagne du temps et de la sérénité. Plus question de chercher une fiche de paie perdue dans une pile de papier. Arkevia permet aussi de stocker d’autres pièces comme les justificatifs de congés ou les notifications de la convention de mise à disposition. Bref, un vrai gain de place et d’organisation. Les employeurs y trouvent aussi leur compte : ils réduisent leurs coûts d’envoi postal et d’archivage, tout en respectant les obligations légales de conservation des documents.

Comment se connecter à son compte Arkevia (myarkevia.com) ?

Accéder à la page de connexion avec son adresse email et mot de passe

La connexion se fait depuis le portail myarkevia.com. Rien de plus simple : saisissez votre adresse email (celle que vous avez renseignée lors de l’inscription) et votre mot de passe. Vous arrivez directement sur votre espace personnel. Si vous avez plusieurs employeurs utilisant Arkevia, vous retrouverez tous vos documents dans un même compte. Pratique, non ? Pour éviter les erreurs de saisie, vérifiez que votre clavier n’est pas en majuscules et que l’adresse email est correcte. Si vous utilisez un gestionnaire de mots de passe, autorisez l’enregistrement du site pour gagner du temps lors des prochains accès.

Que faire en cas d’oubli du mot de passe ?

Pas de panique. Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Un email de réinitialisation vous sera envoyé. Vérifiez vos spams si vous ne le recevez pas sous quelques minutes. Une fois le nouveau mot de passe créé, vous pourrez de nouveau accéder à vos documents. Pour des raisons de sécurité, choisissez un mot de passe fort (lettres, chiffres, caractères spéciaux). Évitez d’utiliser le même mot de passe que pour vos comptes personnels. Si vous ne recevez jamais l’email, contactez votre service RH ou le support à contact@arkevia.com : ils pourront vérifier que votre adresse est bien enregistrée dans le système.

Première inscription : activer son espace personnel Arkevia

Les informations nécessaires (matricule et code secret fournis par l’employeur)

Pour créer votre compte, votre employeur doit vous fournir un matricule et un code secret. Ce sont vos clés d’accès initiales. Rendez-vous sur myarkevia.com et choisissez « Première connexion ». Saisissez ces deux éléments, puis votre adresse email personnelle. Vous recevrez un lien d’activation. Simple comme un bonjour. Gardez le code secret dans un endroit sûr jusqu’à la fin de l’inscription : il ne vous servira qu’une seule fois. Si vous ne l’avez pas reçu, demandez-le à votre service RH avant de commencer.

Accepter les conditions générales et créer son compte

Une fois le lien validé, vous devez accepter les conditions générales d’utilisation. Vous pourrez ensuite définir votre propre mot de passe. L’inscription est alors terminée. Dès cet instant, vous avez accès à l’ensemble des documents versés par votre entreprise. Si d’autres employeurs rejoignent la plateforme, ils pourront ajouter leurs fichiers dans le même espace. Pensez à noter votre identifiant (votre email) et à le conserver. Un conseil : activez les notifications par email pour être averti à chaque nouveau document déposé. Cela évite de manquer un bulletin ou une attestation importante.

Fonctionnalités principales pour gérer ses documents importants

Classement, étiquettes et organisation des documents

Arkevia ne se contente pas de stocker vos fichiers. Il propose des outils de gestion : vous pouvez créer des dossiers, ajouter des étiquettes, trier par date ou par type (bulletins, contrats, attestations…). Le classement devient un jeu d’enfant. Fini les heures à chercher un document : une recherche par mot‑clé suffit. Par exemple, tapez « fiche de paie décembre 2023 » pour retrouver le document en quelques secondes. L’interface intègre même une fonction de recherche avancée qui repère les termes dans le texte des PDF. Pour les salariés qui changent souvent d’emploi, la possibilité de créer des dossiers par entreprise simplifie la réorganisation.

Partage sécurisé et export PDF

Besoin d’envoyer une fiche de paie à votre banque pour un prêt ? Arkevia permet un partage sécurisé par lien temporaire ou directement depuis la plateforme. Vous pouvez aussi exporter chaque document au format PDF pour l’imprimer ou le sauvegarder ailleurs. Toutes ces fonctionnalités sont pensées pour respecter le RGPD : vos données ne sont jamais communiquées à des tiers sans votre accord. Le partage par lien expire automatiquement après quelques jours, ce qui protège vos informations même si le destinataire oublie de les supprimer. Vous pouvez également télécharger l’intégralité de votre coffre en une seule archive zip, pratique en cas de changement de plateforme ou de sauvegarde locale.

Conservation longue durée (50 ans) même après départ de l’entreprise

Un des gros atouts d’Arkevia : vos documents y sont conservés jusqu’à 50 ans (ou jusqu’à vos 75 ans). Même si vous quittez l’entreprise, votre compte reste actif et tous les fichiers déjà déposés sont accessibles. Votre ancien employeur ne peut plus les modifier, mais vous pouvez toujours les consulter. Une vraie tranquillité pour la gestion de votre carrière. Cette durée dépasse largement l’obligation légale de conservation des bulletins de paie (5 ans pour l’employeur, à vie pour le salarié en cas de litige). Ainsi, vous êtes couvert pour d’éventuelles demandes de retraite ou de justificatifs d’expérience professionnelle.

Sécurité des données et respect de la vie privée (RGPD)

Hébergement en France et chiffrement des données

Arkevia héberge l’ensemble de ses informations en France, dans des centres de données certifiés. Les données sont chiffrées en transit et au repos. Cela signifie que même en cas d’intrusion, personne ne peut lire vos solutions de stockage sans les clés de déchiffrement. Une sécurité digne d’un coffre-fort bancaire. L’hébergement français offre aussi une garantie juridique : les données sont soumises à la législation européenne, avec un contrôle strict des accès. Les serveurs font l’objet d’audits réguliers pour vérifier leur conformité aux normes ISO 27001. Si vous êtes une entreprise, vous pouvez demander une attestation de ces certifications pour rassurer vos salariés.

Pas d’exploitation commerciale – un service dédié aux RH

Contrairement à certains logiciels grand public, Arkevia ne revend pas vos données. Le modèle économique repose sur les abonnements des entreprises. Vous n’êtes pas le produit : vos bulletins de paie et autres documents restent strictement confidentiels. Le service respecte scrupuleusement le RGPD, avec un registre des traitements et une politique de suppression transparente. En cas de résiliation du contrat par votre employeur, vos archives personnelles ne sont pas supprimées ; seul l’accès de l’entreprise est désactivé. Vous gardez la main sur vos données, sans pression commerciale.

Questions fréquentes et dépannage sur Arkevia

Accès bloqué ou erreur technique

Si vous ne parvenez pas à vous connecter, commencez par vider le cache de votre navigateur ou essayez un autre navigateur. Parfois, une simple mise à jour suffit. Si le problème persiste, contactez le support à contact@arkevia.com ou directement votre service RH. Vérifiez aussi que votre adresse email est toujours valide dans les informations de votre compte. Un autre conseil : désactivez temporairement les bloqueurs de publicité, car ils peuvent empêcher le chargement de certains scripts nécessaires à la page de connexion. Si le site semble lent, cela peut venir d’une mise à jour en cours – attendez quelques minutes avant de réessayer.

Puis‑je accéder à mes documents après avoir quitté mon employeur ?

Oui, et c’est l’un des grands avantages. Arkevia conserve vos documents pendant toute la durée légale de conservation (50 ans). Vous gardez votre espace personnel avec tous les fichiers déjà versés. Votre ancien employeur n’a plus accès à votre compte, mais vous, si. Vous pouvez même ajouter de nouveaux documents si vous travaillez pour une autre entreprise utilisant le même service. Cela signifie que vous pouvez bâtir un historique professionnel complet et centralisé, indépendamment de vos changements de carrière. Toutefois, si votre nouvel employeur n’utilise pas Arkevia, vous ne pourrez pas y déposer ses documents – pensez à les importer manuellement.

Comment désactiver mon compte Arkevia ?

La désactivation n’est pas automatique. Pour supprimer votre compte, contactez le support ou votre employeur. Sachez qu’une fois supprimé, tous les documents qu’il contient seront effacés définitivement. Réfléchissez bien avant de cliquer : certaines solutions de stockage comme les bulletins de paie peuvent vous être demandées bien plus tard. Si vous souhaitez simplement suspendre l’accès, vous pouvez changer votre mot de passe et ne plus vous connecter – les données restent intactes. Pour une suppression définitive, le support vous demandera une confirmation écrite afin d’éviter toute erreur. Enfin, sachez que la désactivation n’affecte pas les archives de votre ancien employeur : vos documents personnels disparaissent, mais ceux partagés avec l’entreprise restent dans leur historique RH.