MyPeopleDoc coffre fort : activation, sécurité et portabilité

Qu’est‑ce que MyPeopleDoc et son coffre‑fort numérique ?

Imaginez un tiroir blindé, accessible 24 h/24 depuis votre téléphone, où tous vos documents administratifs liés au travail sont rangés, protégés, et surtout jamais perdus. C’est exactement ce que propose mypeopledoc coffre fort : une plateforme de gestion documentaire RH pensée pour les salariés et les ressources humaines. Lancé en 2008 et aujourd’hui intégré à l’écosystème UKG, ce service a simplifié la vie de plus de 1 000 entreprises en France.

Concrètement, il remplace le classeur papier par un espace de stockage numérique sécurisé. Vous y trouvez vos bulletins de paie, contrats, attestations, et même des documents signés électroniquement. Et bonne nouvelle : depuis la loi de 2017, la dématérialisation des bulletins de paie est autorisée par défaut. Fini les dossiers qui débordent, place à la tranquillité.

Un espace de stockage dédié aux documents RH

MyPeopleDoc n’est pas un simple drive. C’est un coffre fort numérique spécialement conçu pour les documents sensibles liés à votre vie professionnelle. Chaque fichier est horodaté, tracé, et conservé avec une valeur probante qui tient devant un tribunal. Vous pouvez y ranger vos fiches de paie, vos avenants, vos certificats de travail, mais aussi vos justificatifs de formation ou vos entretiens annuels.

L’intégration dans l’écosystème UKG et la dématérialisation des bulletins de paie

Depuis son rachat par UKG, MyPeopleDoc s’est enrichi d’outils d’automatisation et de connectivité avec les logiciels de paie. Résultat : vos bulletins arrivent automatiquement dans votre coffre dès qu’ils sont générés, sans que vous ayez à lever le petit doigt. Un vrai gain de temps pour les RH comme pour les salariés.

Comment activer votre compte MyPeopleDoc ?

Pour accéder à votre espace, pas de magie : il faut une invitation de votre employeur. C’est la première étape, et elle est simplissime. Voici comment ça se passe.

L’invitation de l’employeur : lien unique et code à usage temporaire

Votre entreprise envoie un email contenant un lien personnalisé et un code unique. Ce lien est valable 30 jours. Si vous tardez, pas de panique : il suffit de demander un nouveau lien auprès des ressources humaines.

Activer votre compte : étape par étape

1. Ouvrez l’email d’invitation et cliquez sur le lien.
2. Saisissez votre adresse e mail professionnelle (ou personnelle, selon la configuration).
3. Choisissez un mot de passe solide (MyPeopleDoc exige au moins 8 caractères, majuscule et chiffre).
4. Validez votre compte.

Et voilà, vous avez désormais un coffre fort numérique à votre nom. Vous pouvez immédiatement consulter vos documents déjà déposés par les RH.

Que faire si vous n’avez pas reçu l’email d’invitation ?

Vérifiez d’abord vos spams. Si rien n’y fait, contactez votre service RH. L’employeur doit activer votre compte via l’interface administrateur. Vous pouvez aussi écrire au support UKG via la page dédiée sur mypeopledoc com, mais le plus rapide reste de parler à votre gestionnaire RH.

Accéder à MyPeopleDoc : connexion et récupération

Une fois votre compte créé, vous pouvez vous connecter depuis le site web ou l’application mobile (iOS/Android). Mais il arrive qu’on oublie son mot de passe – ou même son email professionnel après un départ. Pas de stress, des solutions existent.

Connexion classique avec mot de passe et email professionnel

Rendez-vous sur mypeopledoc com, saisissez votre adresse e mail et votre mot de passe. Simple. Si l’authentification multifacteur (2FA) est activée par votre entreprise, un code vous sera envoyé par SMS ou via une application d’authentification. Un niveau de sécurité supplémentaire bienvenu.

Mot de passe oublié ou adresse e‑mail perdue : les solutions de récupération

Pour un passe oublié, cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Un email de réinitialisation vous sera envoyé. Si vous avez changé d’email et que vous n’y avez plus accès, utilisez le formulaire de contact du support UKG. Préparez vos nom, prénom, et numéro de sécurité sociale (ou identifiant RH) – cela accélère la vérification.

L’authentification multifacteur (2FA) pour renforcer la sécurité

MyPeopleDoc propose la 2FA via une application tierce (Google Authenticator, Microsoft Authenticator) ou par SMS. C’est fortement recommandé, surtout si vous stockez des documents sensibles. Ça prend 30 secondes et ça évite bien des sueurs froides.

Que devient votre coffre‑fort quand vous quittez l’entreprise ?

C’est la question que tout le monde se pose : « je pars de la boîte, je perds tout ? » Bonne nouvelle : non, si vous anticipez.

Conserver l’accès après un départ : renseigner une adresse personnelle

Avant de quitté l’entreprise, vous devez ajouter une adresse email personnelle dans votre profil MyPeopleDoc. C’est la clé. Une fois votre contrat terminé, l’accès avec votre email pro sera désactivé, mais vous pourrez vous reconnecter avec votre email perso. Vous gardez ainsi l’intégralité de vos documents : bulletins, contrats, attestations.

Portabilité des documents administratifs : bulletins, contrats, attestations

La conservation des documents est assurée jusqu’à 50 ans dans MyPeopleDoc. Même après votre départ, vous pouvez accéder à vos archives, les télécharger, ou les partager avec un nouvel employeur. C’est un des grands avantages de mypeopledoc face à des solutions comme Digiposte ou Coffreo, qui limitent parfois la durée de conservation.

Sécurité et conformité du coffre‑fort MyPeopleDoc

Quand on parle de coffres forts numériques, la sécurité est reine. MyPeopleDoc n’a pas lésiné sur les moyens.

Chiffrement AES‑256, protocole TLS et certification ISO 27001

Tous vos fichiers sont chiffrés en AES‑256 (le standard militaire). Les transferts passent par TLS, comme pour une banque en ligne. Et la plateforme est certifiée ISO 27001, un gage de rigueur dans la gestion des données. Bref, vos documents ne risquent pas de se balader sur le dark web.

Valeur probante des documents et conservation jusqu’à 50 ans

Chaque document est horodaté avec une signature électronique qualifiée. En cas de litige, il fait foi. La conservation peut aller jusqu’à 50 ans – bien au‑delà des obligations légales. De quoi dormir tranquille.

Niveau de sécurité face aux alternatives (Digiposte, Coffreo, Docaposte)

Tableau comparatif rapide (non exhaustif) :

MyPeopleDoc se distingue surtout par sa connexion directe aux services RH et sa capacité à gérer les départs. Un vrai coffre fort rh.

Les fonctionnalités clés pour les salariés et les RH

Au‑delà du stockage, MyPeopleDoc offre des outils qui transforment la gestion documentaire quotidienne.

Stockage de 10 Go, signature électronique et distribution automatique

Vous disposez de 10 Go d’espace, largement suffisant pour des années de bulletins et contrats. La signature électronique intégrée permet de valider un avenant sans imprimer, scanner, ni envoyer par la poste. Et surtout, la distribution automatique des bulletins de paie libère les RH de tâches répétitives : une fois paramétré, chaque salarié reçoit une notification dès que son bulletin est disponible.

Notifications, gain de temps et automatisation des processus RH

Fini les relances par email : MyPeopleDoc envoie des alertes quand un nouveau document arrive, quand une signature est attendue, ou quand un document arrive à expiration. Les RH peuvent automatiser l’envoi de la paie contrats et des certificats de travail. C’est une véritable automatisation des processus RH, qui fait gagner des heures chaque mois.

Avantages de MyPeopleDoc pour les entreprises

Pour les ressources humaines, adopter MyPeopleDoc, c’est dire adieu aux classeurs, aux erreurs de classement et aux emails « j’ai perdu ma fiche de paie ».

Gestion documentaire RH centralisée et traçabilité des accès

Tous les documents sont centralisés dans un seul espace de stockage. Chaque accès est tracé : qui a consulté quoi, quand. Utile en cas d’audit ou de litige. Les administrateurs peuvent déléguer l’accès à certains dossiers, par exemple pour les managers.

Conformité légale et simplification de la paie contrats

La gestion des documents est conforme aux obligations légales (RGPD, Code du travail). Les contrats et les bulletins sont archivés automatiquement avec les bonnes durées. Plus besoin de se demander « ce document est‑il encore valable ? » – MyPeopleDoc s’en charge.

Questions fréquentes sur MyPeopleDoc coffre fort

Pour finir, un petit tour des questions que tout le monde se pose – sans langue de bois.

Puis‑je utiliser MyPeopleDoc sur mobile ?

Oui, une application officielle est disponible sur iOS et Android. Vous pouvez accéder à mypeopledoc depuis votre téléphone, consulter, télécharger, et même signer des documents. Parfait pour les trajets ou le télétravail.

Y a‑t‑il un coût pour le salarié ?

Non, le service est entièrement pris en charge par l’employeur. Aucun abonnement, aucune facture. C’est un avantage offert par l’entreprise, comme une mutuelle, mais en version documentaire.

Comment exporter mes fichiers depuis le coffre‑fort ?

Vous pouvez télécharger chaque fichier individuellement ou par lot. Pour une exportation massive (par exemple en cas de départ), il est plus simple de tout sélectionner et de cliquer sur « Télécharger » – le système compresse en zip. Sinon, vous avez aussi la possibilité de partager un dossier via un lien temporaire sécurisé.

Et si un jour vous voulez récupérer l’intégralité de votre historique, même après avoir quitté l’entreprise, vous le pouvez, tant que vous avez renseigné votre email personnel avant le départ. Simple, efficace, et rassurant.